В ноябре компаниям и ИП пора начинать составлять график отпусков на следующий год. Это важная часть кадрового документооборота. График регламентирует даты и сроки предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков штатных сотрудников и очередность их использования. Он позволяет избежать проблем, связанных с организацией рабочего процесса, а также с соблюдением прав работников.

Юридической основой документа является Трудовой кодекс РФ. Согласно его нормам, составление графика является обязательным для всех организаций. Отказаться от него могут только микропредприятия. И тогда ежегодный отпуск регламентируется при помощи соглашения работника с работодателем. Однако заранее составленный и утвержденный график в большинстве случаев удобнее и помогает лучше выстроить рабочие процессы.

Документ должен быть утвержден не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года, т.е. до 17 декабря 2024 года. Работодатель обязан обеспечить каждому сотруднику право на отпуск, исходя из норм трудового законодательства, и предоставить его в удобное для работника время, если это не нарушает интересы организации. Это поможет избежать ситуаций, когда сотрудники одновременно хотят уйти в отпуск в пик нагрузки, что может нарушить производственные процессы.

Этапы составления графика

Прежде чем приступить к составлению графика на 2025 год, важно оценить потребности в отпусках, учитывая штатное расписание и трудовые договоры, а также отпуска, оставшиеся с прошлого года.

Закон устанавливает минимальный срок ежегодного оплачиваемого отпуска — 28 календарных дней для большинства сотрудников. Отдельным категориям работников положен удлиненный отпуск. Речь идет о педагогах, работниках моложе 18 лет, людях с инвалидностью. Кроме того, дополнительный отпуск следует давать за вредные или опасные условия труда, ненормированный рабочий день, работу в районах Крайнего Севера и приравненных к нему областях.

Отпуск можно давать целиком, а можно разделить на части, но одна из них должна быть не менее 14 дней. Распределение отпусков по месяцам должно учитывать специфику и сезонность работы компании. Также стоит принять во внимание пожелания сотрудников относительно времени отпусков и их рабочие обязанности. Например, в бухгалтерии важно заранее обсудить возможные временные рамки для отпуска с учетом времени сдачи квартальных, полугодовых или годовых отчетов. Такие моменты, как правило, обговариваются устно.

Еще один важный пункт — взаимозаменяемость. Это особенно важно для небольших компаний, надо заранее продумать, кто и как будет выполнять эти обязанности в период отсутствия коллег.

При составлении графика также необходимо учесть отдельные категории работников, которые могут взять отпуск в удобное им время. Например, несовершеннолетние, работники, имеющие трех и более несовершеннолетних детей, работники, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам и пр.

График должен быть согласован с профсоюзом (если в компании есть такая организация), а также доведен до сведения всех сотрудников. Оформляется график как отдельный документ с указанием фамилии, имени, отчества сотрудника, периода отпуска, даты утверждения и подписи руководителя.

Актуальный шаблон графика отпусков доступен в «Конструкторе документов» на Цифровой платформе МСП.РФ

Типичные ошибки и как их избежать

График должен быть утвержден вовремя и правильно. Приказ подписывает руководитель компании.

Одна из самых распространенных ошибок — неправильное распределение дней отпуска. Нельзя нарушать установленный законом срок предоставления отпуска – 28 дней, а также не следует забывать об обязательности учета дополнительного отпуска.

Нельзя делить отпуск без согласия сотрудника. Решение о делении должно быть обоюдным.

Нельзя исключать из графика сотрудников, который планирует уволиться после Нового года, сотрудниц, которые собираются в декрет. Согласно разъяснениям Минтруда, в график отпусков следует вносить всех работников, состоящих с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения.